Lettre pour avertir de votre indisponibilité à un rendez-vous

Que ce soit pour répondre à une convocation ou pour honorer un rendez-vous fixé à l’avance, si vous vous trouvez dans l’impossibilité de vous présenter à la date et à l’heure prévues, il est indispensable d’informer rapidement les personnes concernées de votre indisponibilité. Cela témoigne non seulement de respect envers leur emploi du temps, mais aussi d’un comportement courtois et professionnel.

Ne pas prévenir pourrait être perçu comme un manque de considération, surtout lorsque l’organisation du rendez-vous a impliqué du temps ou des ressources. De plus, en avertissant, vous donnez à votre interlocuteur la possibilité de réorganiser son planning ou de trouver une alternative.

Comment prévenir de votre indisponibilité ?

Lorsque vous êtes dans l’incapacité de vous rendre à un rendez-vous ou à un événement planifié, il est essentiel de prévenir les personnes concernées dès que possible. Pour ce faire, plusieurs moyens s’offrent à vous, chacun ayant ses avantages en fonction du contexte :

Par téléphone : Un appel téléphonique est une solution rapide et directe. Cela permet d’expliquer de vive voix les raisons de votre indisponibilité et d’obtenir une réponse immédiate sur la possibilité d’un report ou d’une réorganisation. Toutefois, ce moyen n’offre pas de preuve formelle de votre démarche en cas de désaccord ultérieur.
Par e-mail : L’envoi d’un e-mail est une méthode plus formelle et pratique pour garder une trace écrite de votre demande. Cela constitue une preuve que vous avez pris les devants pour informer votre interlocuteur. Assurez-vous d’utiliser une adresse professionnelle ou officielle si la situation l’exige et de conserver une copie de l’e-mail envoyé.
Par courrier recommandé avec accusé de réception : Cette méthode est particulièrement conseillée dans des contextes officiels ou sensibles, comme pour des convocations judiciaires, des rendez-vous administratifs ou des entretiens professionnels. L’accusé de réception sert de preuve indiscutable que votre message a bien été reçu et à une date précise. Dans votre lettre, mentionnez clairement le motif de votre indisponibilité, votre demande d’annulation ou de report à une date ultérieure ainsi que vos coordonnées pour un éventuel suivi.

Exemples de situations nécessitant une communication rapide

Voici quelques cas où il est indispensable de prévenir en cas d’empêchement :

Une entrevue administrative : Une convocation avec un conseiller France Travail, un rendez-vous à la CAF ou avec une agence immobilière.
Une obligation judiciaire : Une audition devant un juge, une participation à un procès en tant que témoin ou partie prenante.
Un rendez-vous professionnel : Un entretien d’embauche, une réunion avec des collègues ou une présentation devant un client.
Un événement public ou académique : Une audience dans un tribunal, un meeting politique, un rendez-vous avec un professeur ou une réunion de parents d’élèves.

Voici un modèle de lettre pour avertir de votre indisponibilité pour un rendez-vous France Travail :

Madame/Monsieur …(nom du conseiller France Travail)…,

Vous m’avez convoqué le …(date)… à …(heure)… afin de faire le point sur mes recherches d’emploi.

Or, je vous informe que je ne pourrai pas me libérer ce jour, car j’ai réussi à obtenir un entretien d’embauche. Il se déroulera à …(heure)… au siège de la société …(indiquez son nom)… situé au …(adresse).… Le poste à pourvoir est celui de …(précisez).…

À titre de justificatif, veuillez trouver joint à la présente lettre, la photocopie de la convocation émise par l’employeur.

Me tenant à votre disposition pour un nouveau rendez-vous, je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur …(nom du conseiller France Travail)…, mes salutations distinguées.

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Voici un modèle de lettre pour avertir de votre indisponibilité pour un rendez-vous professionnel :

Madame/Monsieur …(nom)…,

Je vous informe que je ne pourrai malheureusement pas vous recevoir le …(date)… à …(heure)… comme nous l’avions convenu.

En effet, je viens d’apprendre que je dois me rendre à un séminaire organisé à …(ville)… du …(date)… au …(date).…

Ma secrétaire vous recontactera dès mon retour afin de fixer une nouvelle date de rendez-vous.

Comptant sur votre compréhension, je vous prie de croire, Madame/Monsieur …(nom)…, en l’assurance de ma parfaite considération.

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Bon à savoir :

Vous souhaitez télécharger l’une de ces lettres pour avertir de votre indisponibilité en version Word (fichier portant l’extension .docx) ? Faites un clic gauche sur les images ci-dessus. Le document se sauvegardera sur votre ordinateur, tablette ou smartphone. Vous n’aurez ensuite qu’à compléter le courrier en inscrivant votre adresse postale ainsi que celle du destinataire. Puis, vous daterez et signerez le document.

Pour recevoir une lettre sous Word ou dans un autre format tel que PDF, formulez une demande dans le champ « Commentaire ». Il se situe sous chaque article. Pour cela, vous indiquerez simplement votre nom et votre adresse e-mail. Il n’est ainsi pas nécessaire de s’enregistrer au préalable.

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