ABSENCES

 

Si vous avez prévu de quitter votre poste de travail pour une durée très courte, même pour une demi-heure seulement, vous devez informer votre employeur et lui soumettre une demande d’autorisation d’absence.

 

Comment obtenir une autorisation de votre employeur pour une absence courte ?

Cette démarche peut se faire oralement. Cependant, il est préférable de la formaliser par écrit afin de conserver une preuve dans l’éventualité d’un litige.

Naturellement, il convient de prévenir l’employeur le plus tôt possible afin qu’il puisse s’organiser en conséquence et éventuellement vous trouver un remplaçant. Vous pourrez lui proposer la récupération du temps de travail perdu à une date précise.

Par ailleurs, lorsque cela sera possible, vous joindrez à votre lettre un document justifiant votre absence. Il peut s’agir d’une convocation à un examen, à une réunion des parents d’élèves ou à un entretien. Autre pièce qui pourra être produite dans un pareil cas, une attestation de perturbation du trafic émanant de la SNCF ou de la RATP, un avis de grève ou si vous avez rendez-vous avec un praticien, un certificat médical.

S’absenter sans avoir obtenu d’autorisation préalable et sans justification est considéré comme un abandon de poste. Aussi, en plus d’une retenue sur salaire, vous vous exposez à une procédure disciplinaire. Dans ce cas, l’employeur est en droit de vous adresser un avertissement ou un blâme.

D’autre part, lorsque ces absences ont lieu de manière répétée et prolongée, des sanctions plus sévères sont prononcées. En effet, certaines mesures peuvent conduire à une rétrogradation, une mutation, une mise à pied, une exclusion temporaire, et plus grave encore, à un licenciement pour faute simple, grave ou lourde.   

 

Voici un modèle de demande d’autorisation d’absence courte au travail :

Madame/Monsieur …(nom)…,

Par la présente, je sollicite votre permission pour m’absenter exceptionnellement le …(date)… de …(heure)… à …(heure)….

Je souhaite en effet me rendre brièvement à …(lieu)… afin de …(motif)….

Vous voudrez bien trouver ci-joint le …(citez le document justificatif)… qui atteste de ce rendez-vous/cet impératif/cet état de fait.

En conséquence, je vous propose de compenser le temps de travail perdu en finissant plus tard le soir du …(date)…. ou le jour de votre choix.

Dans l’attente de votre accord, je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur …(nom)…, l’expression de mes sentiments distingués.

 

 

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Voici un modèle de demande d’autorisation d’absence pour une visite médicale :

Madame/Monsieur …(nom)…,

Un problème de santé m’oblige à prendre rendez-vous auprès d’un médecin spécialiste/de la clinique …(nom de l’établissement)…/de l’hôpital …(nom de l’établissement)… afin de réaliser un examen. Celui-ci ne peut avoir lieu que durant mes heures de travail.

Par conséquent, je sollicite votre autorisation pour pouvoir m’absenter de mon poste en date du …(précisez)… de …(heures)… à …(heures)….

Afin de rattraper les heures de travail non effectuées pendant mon absence, je vous propose de …(émettez une ou plusieurs propositions, par exemple : commencer plus tôt le matin, finir plus tard le soir, venir travailler quelques heures un samedi ou un dimanche, etc.)

En espérant obtenir votre accord, je vous prie de croire, Madame/Monsieur …(nom)…, à l’expression de mes sentiments les plus dévoués.

 

 

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Voici un modèle de demande d’autorisation d’absence pour passer un examen :

Madame/Monsieur …(nom)…,

Par la présente, je vous informe que je suis convoqué(e) le …(date)… à …(heure)… afin de passer un examen de …(précisez)… qui se déroulera à …(spécifiez)….

Aussi, je vous saurais gré de bien vouloir accepter que je quitte le bureau entre …(heure)… et …(heure)…. Avec votre accord, je rattraperai ces heures d’absence les jours suivants.

Vous voudrez bien trouver ci-joint la copie de ma convocation à l’examen.

Me tenant à votre disposition pour en discuter, je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur …(nom)…, l’expression de mes salutations les plus respectueuses.

 

 

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Au cours de sa carrière, l’agent public ou le fonctionnaire a la possibilité de solliciter une mise en disponibilité.

 

Quels sont les différents types de mise en disponibilité ?

– De droit : elle permet d’exercer un mandat d’élu local, de s’occuper de son enfant âgé de moins de 8 ans, d’adopter un enfant dans les DOM-TOM ou dans un pays étranger, de prodiguer des soins à son conjoint, à son ascendant ou à son enfant atteint d’une maladie grave, d’un handicap important ou victime d’un accident, mais aussi, de suivre son partenaire pacsé ou conjoint muté professionnellement. Enfin, elle est accordée lorsque le poste de l’agent public ou du fonctionnaire doit être supprimé et qu’aucune possibilité de reclassement ne lui est offerte (fonction publique hospitalière). Celle-ci lui donne donc du temps pour trouver un nouvel emploi.

– Pour convenance personnelle : elle est généralement sollicitée afin d’occuper un poste de salarié, et plus rarement, pour intégrer un organisme ou s’impliquer dans une association. La période d’engagement maximale est de 10 ans pour l’ensemble d’une carrière. Cependant, celle-ci doit obligatoirement être fractionnée par période maximale de 3 ans.

– Pour faire des études : elle ne doit pas durer plus de 6 ans.

– Pour effectuer des recherches : elle est possible uniquement lorsqu’elle présente un caractère d’intérêt général. Dans ce cas, sa durée ne doit pas dépasser 6 ans.

– Pour reprendre ou créer une entreprise : elle ne peut se réaliser que sur une période maximale de 2 ans.

Ainsi, pour la fonction publique d’État, la mise en disponibilité est régie par l’article 51 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984. Puis, pour les fonctionnaires hospitaliers, la mise en disponibilité est réglementée par les dispositions des articles 55, 56, 62 ainsi que 93 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986. Enfin, le droit des fonctionnaires territoriaux est dicté, en la matière, par les articles 67 ainsi que 72 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984. Ce dernier article mentionne que le fonctionnaire qui est en disponibilité cesse de bénéficier de « ses droits à l’avancement et à la retraite ».

Malgré tout, il subsiste une situation qui permet la prise en compte de la période de disponibilité pour le calcul de la retraite, à condition que celle-ci ne dépasse pas 3 ans. Il s’agit du cas où un parent élève son enfant âgé de moins de 8 ans.

L’agent public ou le fonctionnaire devra soumettre une demande auprès de sa hiérarchie. 3 mois de préavis pourront parfois être exigés, mais pas pour les disponibilités de droit.

Pour formaliser votre demande, vous devrez donc rédiger une lettre à laquelle vous joindrez les différents documents justificatifs (certificat médical, carte d’invalidité, copie du livret de famille, extrait du registre du commerce, certificat de scolarité, attestation de stage, etc.) et le tout sera envoyé en recommandé avec accusé de réception ou remis contre décharge afin de laisser une trace de votre démarche.

 

Voici un modèle de demande de mise en disponibilité :

Madame/Monsieur …(nom du chef de service)…,

Par la présente, j’ai l’honneur de solliciter votre bienveillance afin que vous acceptiez ma mise en disponibilité pour …(précisez motif)…. D’une durée de …(précisez)… jours, il débuterait le …(date)… et s’achèverait le …(date)….

Cette mise en disponibilité me permettrait ainsi de …(détaillez vos motivations)….

Je me tiens à votre entière disposition pour vous fournir toutes les informations que vous jugerez utiles.

En vous remerciant pour l’attention que vous voudrez porter à ma demande, je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur …(nom du chef de service)…, l’expression de mes respectueuses salutations.

 

 
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Que ce soit pour répondre à une convocation ou suite à un rendez-vous convenu d’avance, si vous êtes dans l’impossibilité de vous rendre sur le lieu ce jour et à cette heure précise, vous devez informer de votre indisponibilité. En effet, cela fait partie des règles de savoir-vivre.

 

Comment prévenir de votre indisponibilité ?

Vous pouvez passer un coup de fil à la ou les personnes concernées. Cependant, pour garder une trace de votre démarche, préférez plutôt l’envoi d’un e-mail, ou mieux encore, un courrier postal envoyé en recommandé avec accusé de réception. En cas de litige, vous pourrez ainsi prouver que vous avez prévenu à temps. Vous devrez donc évoquer, dans cette lettre, le motif de cette indisponibilité en demandant l’annulation de ce rendez-vous ou son report à une date ultérieure.

Il peut s’agir, par exemple, d’une entrevue avec un conseiller Pôle Emploi, d’une réunion de copropriétaires, d’une audition auprès d’un juge, d’un entretien en tant que candidat à un poste, ou à l’inverse, d’un employeur qui fait passer un entretien d’embauche. Autres cas de figure, vous êtes indisponible pour une audience devant un public tel qu’un tribunal ou un meeting politique, mais aussi pour un rendez-vous avec un professeur.

 

Voici un modèle de lettre à adresser au Pôle Emploi :

Madame, Monsieur,

Vous m’avez convoqué le …(date)… à …(heure)… afin de faire le point sur mes recherches d’emploi.

Or, je vous informe que je ne pourrai pas me libérer ce jour, car j’ai réussi à obtenir un entretien d’embauche. Il se déroulera à …(heure)… au siège de la société …(précisez)… situé au …(adresse).… Le poste à pourvoir est celui de …(précisez).…

A titre de justificatif, veuillez trouver joint à la présente lettre, la photocopie de la convocation émise par l’employeur.

Me tenant à votre disposition pour un nouveau rendez-vous, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

 

 

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Voici un modèle de lettre pour un professionnel :

Madame/Monsieur …(nom)…,

Je vous informe que je ne pourrai malheureusement pas vous recevoir le …(date)… à …(heure)… comme nous l’avions convenu.

En effet, je viens d’apprendre que je dois me rendre à un séminaire organisé à …(ville)… du …(date)… au …(date).…

Ma secrétaire vous recontactera dès mon retour afin de fixer une nouvelle date de rendez-vous.

Comptant sur votre compréhension, je vous prie de croire, Madame/Monsieur …(nom)…, en l’assurance de ma parfaite considération.

 

 

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Vous n’avez pas pu vous présenter à un rendez-vous. Aussi, afin de ne pas froisser la personne que vous deviez rencontrer, vous disqualifier pour une candidature à un poste, être sanctionné par un supérieur hiérarchique au travail, mais aussi être radié d’un organisme ou d’une institution telle que le Pôle Emploi, ou encore, perdre toutes les chances d’obtenir un nouveau rendez-vous, il convient d’écrire une lettre d’excuse.

 

Motifs légitimes pour manquer un rendez-vous

Les raisons d’absences jugées recevables peuvent être de différents ordres. Par exemple, des problèmes de santé, une grève des transports en commun, des conditions climatiques exceptionnelles, des examens médicaux à réaliser, une épreuve à passer, un évènement familial, un accident malencontreux, une réunion professionnelle ou une convocation par une autorité. Dans la mesure du possible, vous fournirez un document justificatif.

 

Lettre d’excuse pour un rendez-vous Pôle Emploi manqué :

Madame, Monsieur,

J’avais rendez-vous avec un conseiller Pôle Emploi le …(date)… à …(précisez)… heures, mais je n’ai malheureusement pas pu me présenter à cause de …(motif du rendez-vous manqué)…. J’étais donc dans l’incapacité de vous prévenir à temps.

Aussi, conscient de la charge de travail qui vous incombe, je tiens à vous faire mes plus profondes excuses pour ce manquement qui ne se reproduira plus.

Par conséquent, je vous saurais gré de bien vouloir me fixer un nouveau rendez-vous pour un entretien dès que possible.

Comptant sur votre indulgence et votre compréhension, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.

 

 

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Lettre d’excuse pour un rendez-vous professionnel manqué :

Madame/Monsieur …………………,

Je vous informe que je ne pourrai malheureusement pas vous recevoir le ….(date)… à …(heure)… comme nous l’avions convenu.

En effet, je viens d’apprendre que je dois me rendre à un séminaire organisé à …(ville)… du …(date)… au …(date).…

Ma secrétaire vous recontactera dès mon retour afin de fixer une nouvelle date de rendez-vous.

Comptant sur votre compréhension, je vous prie de croire, Madame/Monsieur ………………, en l’assurance de ma parfaite considération.

 

 

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